Hvad får en SMV ud af at bruge Power Automate?

1. Tidsbesparelse

  • Mange manuelle og gentagne opgaver automatiseres, f.eks. filhåndtering, mailflows, godkendelser og dataopdateringer.

  • Medarbejdere får mere tid til værdiskabende arbejde frem for rutineopgaver.

2. Færre fejl

  • Automatisering reducerer risikoen for tastefejl og glemte opgaver, fordi flows kører ens hver gang uden menneskelige fejl.

3. Bedre samarbejde og hurtigere processer

  • Godkendelser, opgaver og information kan deles automatisk på tværs af afdelinger uden mails frem og tilbage.

  • Hurtigere svartider på fx fakturagodkendelse, onboarding og kundehåndtering.

4. Øget gennemsigtighed

  • Når processer automatiseres, kan de samtidig logges og spores. Det giver ledelsen overblik over hvor opgaver ligger og hvor processer kan forbedres.

5. Ingen store udviklingsprojekter

  • Power Automate kræver ingen store IT-investeringer. Flows kan laves af superbrugere eller konsulenter uden kodning, hvilket gør det nemt at komme i gang og tilpasse.

Hvilke omkostninger er der ved at bruge Power Automate?

Licensomkostninger

  • Mange flows kan laves med de Microsoft 365-licenser virksomheden allerede har (typisk Business Standard eller Business Premium).

  • Power Automate følger ofte med som standard til simple flows, men premium-connectorer (fx til Salesforce, Dataverse, SQL Server) kræver:

    • Power Automate per user plan: ca. 15 USD / 110 DKK pr. bruger pr. måned

    • Power Automate per flow plan: ca. 100 USD / 750 DKK pr. flow pr. måned (brugt hvis et flow skal kunne køres af alle uden brugerlicens)

NB: Priserne varierer efter Microsofts listepriser og partneraftaler.

Implementeringsomkostninger

  • Tiden til at designe, teste og implementere flows, enten internt af superbrugere eller via en konsulent.

  • Typisk er tilbagebetalingstiden meget kort, fordi tidsbesparelsen kan være flere timer om ugen pr. medarbejder.

Vedligeholdelse

  • Flows kræver løbende småjusteringer, hvis fx SharePoint-struktur eller processer ændres.

  • Dog er driftsomkostningen lav, da flows ofte kører stabilt uden tilsyn, bortset fra fejllogs.

Her er praktiske og realistiske eksempler på, hvordan en mellemstor virksomhed kan bruge Microsoft Power Automate til at spare tid og penge:

1. Automatisering af godkendelsesflows

  • Eksempel: Godkendelse af fakturaer, ferieanmodninger eller indkøbsordrer.

  • Besparelse: Mindre manuel opfølgning og hurtigere beslutninger.

2. Automatisk gem af vedhæftede filer fra mails

  • Eksempel: Når en mail med en faktura lander i en fælles indbakke, downloades den automatisk til SharePoint eller OneDrive og sorteres i den rigtige mappe.

  • Besparelse: Reducerer administrativt arbejde og fejl i filhåndtering.

3. Reminder-flows

  • Eksempel: Automatisk påmindelse til medarbejdere om manglende tidsregistreringer eller opgaver før deadlines.

  • Besparelse: Reducerer behovet for manuel opfølgning fra ledelsen.

4. Integrering af systemer uden udvikling

  • Eksempel: Når der oprettes en ny kunde i CRM, oprettes automatisk en mappe til dem i SharePoint og en opgave i Planner til onboarding.

  • Besparelse: Eliminerer dobbeltarbejde og sikrer ensartede processer.

5. Opdatering af lister og dashboards

  • Eksempel: Automatisk opdatering af SharePoint-lister med data fra mails, formularer eller andre systemer, så BI-rapporter altid har de nyeste data.

  • Besparelse: Mindre manuel indtastning og færre datafejl.

6. Automatiseret onboarding af medarbejdere

  • Eksempel: Når HR ansætter en ny medarbejder, sendes automatisk en velkomstmail, der opretter opgaver til IT for brugeroprettelse, sender links til introduktionsmateriale osv.

  • Besparelse: Hurtigere onboarding og færre oversete opgaver.

7. Social media automation

  • Eksempel: Når der udgives et nyt blogindlæg på virksomhedens hjemmeside, postes automatisk en teaser på LinkedIn.

  • Besparelse: Mindre manuel publicering og øget synlighed uden ekstra ressourcer.

8. Automatisk rapportdistribution

  • Eksempel: Ugentlig eller månedlig udsendelse af Power BI-rapporter eller PDF’er til bestemte mailgrupper.

  • Besparelse: Spar tid fra at downloade, vedhæfte og sende manuelt.

9. Overvågning af ændringer i dokumenter

  • Eksempel: Når en vigtig kontrakt ændres i SharePoint, får den ansvarlige en mail eller Teams-besked.

  • Besparelse: Øger kontrol og kvalitetssikring uden ekstra processer.

10. Automatisk oprettelse af kalenderaftaler

  • Eksempel: Når en formular udfyldes til mødebooking, oprettes automatisk en aftale i Outlook med de relevante oplysninger.

  • Besparelse: Ingen manuelle bookinger og færre tastefejl.

📞+45 3022 6291
📞+45 3022 6291